Ontgrendel het potentieel van Vrije Velden in AFAS Profit met TrackIT

De kracht van AFAS-bedrijfssoftware, zoals HRM, Payroll, ERP, CRM en meer, ligt in de mogelijkheid om het naar de behoefte van je organisatie aan te passen. Elk bedrijf heeft unieke informatiebehoeften, hoewel er ook altijd overeenkomsten zijn. AFAS biedt flexibiliteit door middel van templates die best practices van verschillende branches integreren, zoals bouw, onderwijs en zorg & welzijn. Deze templates vormen een stevige basis, maar het is begrijpelijk dat ze niet altijd volledig aansluiten bij de specifieke behoeften van elke organisatie.

Echter, een uitdaging die kan ontstaan is dat niet alle informatie van de Vrije Velden in je dashboards kan worden weergegeven. Vrije Velden zijn aanpasbare velden waarin je extra informatie kunt opslaan die niet standaard is voorzien in de software. Ze stellen je in staat om specifieke gegevens vast te leggen die belangrijk zijn voor jouw organisatie, maar die niet direct worden ondersteund door de standaard templates. Het tonen van deze Vrije Veldinformatie in dashboards kan een pijnpunt zijn, aangezien het belemmeringen kan opleveren bij het volledig benutten van de software.

Hoewel AFAS een krachtige bedrijfssoftware is die personalisatie mogelijk maakt, is het belangrijk om te begrijpen dat de templates niet perfect aansluiten bij alle individuele behoeften.

Wat kun je met de vrije velden in Afas?

Eén van de manieren waarop AFAS een flexibele aanpassingsmogelijkheid biedt, is door gebruik te maken van 'Vrije Velden'. Dit zijn flexibele data-invoervelden die organisaties kunnen aanpassen naar hun specifieke behoeften. Enkele veel voorkomende toepassingen van Vrije Velden in AFAS:

1.       Gegevensspecificatie: Vrije Velden worden vaak gebruikt om specifieke gegevens te registreren die niet standaard in het systeem worden opgenomen. Dit kan variëren van specifieke werknemersinformatie, zoals dieetbeperkingen of parkeervergunningen. Of voor klantinformatie, zoals voorkeurstijden voor contact.

2.       Aangepaste rapportage: Vrije Velden kunnen worden gebruikt om specifieke categorieën of tags toe te voegen aan records, die vervolgens kunnen worden opgenomen in rapporten om meer gedetailleerde analyses mogelijk te maken.

3.       Workflow beheer: Vrije Velden kunnen worden gebruikt om aangepaste workflows in het systeem te beheren. Bijvoorbeeld kan er een veld gebruikt worden om de status van een bepaalde taak te markeren, waardoor het gemakkelijker wordt om deze taak in verschillende fasen van een workflow te volgen.

4.       Integratie met andere systemen: Vrije Velden kunnen ook handig zijn bij het integreren van AFAS met andere software. Ze kunnen worden gebruikt om specifieke gegevens te verzamelen die nodig zijn voor integraties of om gegevens in een format te presenteren dat compatibel is met een ander systeem.

Tabellen uitbreiden met Vrij Velden

Je kunt deze techniek op databaseniveau - weliswaar extreem versimpeld als een bestaande tabel die wordt uitgebreid met één of meerdere nieuwe Vrije Velden zien. Deze aangevulde Vrije Velden zijn daarna integraal onderdeel van de gegevensverzameling, die vervolgens gebruikt kan worden voor dashboards en rapportages. Deze techniek is slim en effectief, maar heeft beperkingen voor het gebruik van standaard door AFAS meegeleverde dashboards.

Een volledige uiteenzetting van de mogelijkheden van Vrije Velden in AFAS gaat de scope van deze blog overigens voorbij, net als het aanmaken van tabbladen en velden. Dit wordt in meerdere artikelen op help.afas.nl op een toegankelijke manieren beschreven. In deze blog is alleen de output van Vrije Velden voor dashboards en rapportages relevant.

Vrije Velden gebruiken in dashboards

Hoewel de Vrije Velden-functie een krachtig hulpmiddel is, kunnen de standaard meegeleverde dashboards van AFAS niet omgaan met zelf gecreëerde Vrije Velden. Dit betekent dat er ongewenste verschillen kunnen ontstaan tussen de informatie die binnen AFAS beschikbaar is en de informatie die beschikbaar is in dashboards die als basis dienen voor interne en externe rapportage- en sturingsdoeleinden. Voor sommige ‘Vrije Velden’ is dit geen probleem, maar ze kunnen ook dusdanig relevante informatie bevatten dat absoluut wél onderdeel moeten zijn voor goede besluitvorming. Een niet te onderschatten risico bij het gebruik ervan is daarom dat een deel, of in het meest onwenselijke scenario, alle bestaande standaard meegeleverde dashboards hierdoor in één klap volkomen nutteloos zijn.

Aandachtspunten bij Vrije Velden in het gebruik van standaard AFAS-dashboards

Na het toevoegen van de Vrije Velden, beschikt de organisatie over geschikte gegevensverzamelingen. Hiervoor heb je afscheid moeten nemen van enkele AFAS-dashboards, omdat de velden geen onderdeel zijn van de onderliggende data waarop de dashboards worden gebaseerd. In dat geval moet een organisatie uitwijken naar een alternatief en beschikt op dat moment niet meer over één centrale locatie waar gebruikers optimaal passende dashboards consumeren.

In het eerste deel van deze blog hebben we de uitdagingen benadrukt die je kunt ondervinden bij het proberen om je Vrije Velden te integreren in de standaard dashboards van AFAS. Gelukkig zijn er meerdere mogelijkheden om dit dashboardvraagstuk op te lossen.

Twee oplossingen om Vrije Velden te rapporteren

1. Zelf maatwerkrapportages ontwerpen

Één mogelijkheid is om intern zelf nieuwe dashboards of rapportages te ontwerpen, bouwen en onderhouden in een tool met een koppeling naar AFAS.

Deze optie is behoorlijk arbeidsintensief en vraagt continue om kennis, expertise en capaciteit.

2. TrackIT gebruiken voor het gewenste inzicht

Een tweede mogelijkheid is om onze TrackIT oplossing in Microsoft Power BI te gebruiken. Deze op maat gemaakte dashboard- en rapportage set lost de beperking van de standaard dashboards op. De resultaten zijn nagenoeg actuele informatie en inzichten die eerder verborgen waren. Of je nu diep wilt duiken in financiële analyses, HR-prestaties wilt evalueren of inzicht wilt krijgen in verzuimpatronen, TrackIT brengt deze inzichten binnen handbereik.

De voordelen van TrackIT reiken nog verder. Dit betekent dat, ongeacht hoe je bedrijf groeit of evolueert, de applicatie mee kan groeien en je de interactieve gedetailleerde inzichten biedt die je nodig hebt. TrackIT maakt ook gebruik van de verwevenheid tussen Power BI  en andere Microsoft 365 applicaties zoals Excel, Power Point en Teams.

Benut je Vrije Velden optimaal!

Dus, als je op zoek bent naar een tool om de output van Vrije Velden in AFAS optimaal te benutten en te integreren in je bedrijfsstrategie, kijk dan eens naar TrackIT-BI of neem vrijblijvend contact met ons op.