Creëer inzicht in formatiebeheer met datavisualisatie

Met zijn allen

Ondanks de snelle ontwikkelingen op het gebied van artificial intelligence (AI) vindt in organisaties samenwerking (gelukkig) nog vooral plaats tussen mensen. Traditioneel zijn deze mensen als personeel in loondienst of er wordt gebruik gemaakt van (langdurige) inhuur van personeel. Voor elke organisatie zijn inzetbare middelen zoals geld en de beschikbaarheid van medewerkers uiteindelijk schaars, wat het zo efficiënt mogelijk inzetten van personeel en externen tot een cruciaal onderdeel maakt van personeelsmanagement. Onderdelen van personeelsmanagement zijn het tijdig begroten, volgen en bewaken van de formatiebegroting (het geld) en formatiebeheer (de FTE’s) ten opzichte van de werkelijkheid (de realisatie). Dit blog gaat verder over het inzichtelijk maken van formatiebeheer in combinatie met het gebruik van AFAS-software en vervolgens de visualisatie van de formatie in Microsoft Power BI.

Formatiebeheer, boeiend?

Formatiebeheer, ook wel formatieberekening genoemd, is het proces van het plannen, coördineren en beheren van de personeelsstructuur binnen een organisatie, gericht op het efficiënt en effectief bereiken van de organisatiedoelstellingen. Uiteindelijk komt het neer op de berekening van het aantal vereiste medewerkers gedurende een specifieke periode. Dit houdt rekening met verschillen in functieniveau, competenties en bevoegdheden. In eenvoudige bewoordingen komt het neer op de vraag: hoeveel voltijds equivalenten (FTE) zijn er nodig?

Voorbereidingen

Het inregelen van formatiebeheer vraagt om een gedegen voorbereiding, zowel inhoudelijk en technisch. Beide onderdelen worden hieronder beknopt benoemt.

Inhoudelijke voorbereiding
Een strategische planning is zinvol, want dit zal je helpen om te bepalen welke rollen en competenties nodig zijn om de gestelde doelen te bereiken. Een analyse van de huidige situatie van het aantal werknemers, functies en competenties en kosten identificeert waar mogelijke ruimte voor verbetering is. Deze eerste twee stappen helpen als input bij het bepalen van de toekomstige behoeften, veelal primair het komende boekjaar maar dit kan ook een langere termijn zijn.

Technische voorbereiding
Bij het gebruik van formatiebeheer in AFAS is gebruik van het organigram noodzakelijk. Daarnaast moeten formatieplaatsen vooraf in AFAS worden aangemaakt voordat je erop kunt begroten. Vervolgens moeten medewerkers worden gekoppeld aan een formatieplaats. Het begroten van fte’s en loonkosten vindt plaats per formatieplaats en per periode (maand). Het AFAS-helpcenter legt de technische voorbereiding stapsgewijs gedetailleerd uit inclusief de menupaden in de applicatie.

Om de realisatie en begroting van het aantal FTE aan personeelsleden en/of externen beschikbaar te krijgen in Microsoft Power BI moeten de gegevensverzamelingen hiervoor als getconnector beschikbaar worden samengesteld.

Het visualiseren van formatiebeheer in Power BI

We maken nu een sprongetje. Na een gedegen inhoudelijke en technisch voorbereiding is het na een aantal relatieve basic berekeningen in Power BI tijd om te oogsten! Dit kan zijn:

·        FTE t.o.v. FTE formatie en de absolute en procentuele afwijking hiertussen.

Dit kan (niet limitatief) worden bekeken per:

·        Periode (maanden | voorgaande jaren);

·        Intern | extern personeel

·        Organisatie

·        Afdeling

·        OE

·        Functie

·        Kostenplaats

·        Formatieplaats

·        Contractsoort (bepaald | onbepaald)

·        Leeftijdsklasse

·        Dienstjarenklasse

·        Medewerkerniveau

Prognosticeren

Behalve de huidige formatie kan ook de (nabije) toekomstige formatie in de analyses worden opgenomen. Dit stelt de gebruiker van het dasboard in staat om formatie te prognosticeren. Een belangrijk aandachtspunt is hoe wordt omgegaan met de registreerde einddatums van (bepaalde tijd) arbeidscontracten. Als de organisatie voornemens is om deze (deels) te verlengen of anders in te vullen kan dataverrijking wenselijk zijn via AFAS zelf of bijvoorbeeld Excel. Als dat niet gebeurt dan zal uiteindelijk een dalend aantal medewerkers en FTE zichtbaar zijn.

Brutoformatie en nettoformatie

In verschillende branches, bijvoorbeeld het onderwijs, is het continu inzichtelijk hebben van de nettoformatie ten opzichte van de brutoformatie belangrijk. Brutoformatie is de totale hoeveelheid personeel die een organisatie heeft, uitgedrukt in voltijdsequivalenten (FTE's). Het omvat alle medewerkers, ongeacht of ze op een bepaald moment beschikbaar zijn om te werken. Nettoformatie is de hoeveelheid personeel die daadwerkelijk inzetbaar is voor werk. Het houdt rekening met factoren zoals ziekteverlof, ouderschapsverlof, vakantie, opleiding, lerarenbeurs, BAPO en andere vormen van afwezigheid. In principe is de nettoformatie altijd lager dan de brutoformatie. Het inzicht in en begrijpen van het huidige of toekomstige verschil tussen bruto en netto formatie kan organisaties helpen om betere beslissingen te nemen over formatiebeheer.

Conclusie

Goed inzicht in personeelskosten is belangrijk, maar inzicht in de formatieontwikkeling moet zeker niet worden onderschat in combinatie met bruto- en nettoformatie. Het slim visualiseren van deze informatie in Power BI per invalshoek en tijdvak (actueel of trendanalyse) en deze informatie ook continue gebruiksvriendelijk beschikbaar stellen aan dashboard gebruikers kan bijdragen in het nemen van betere formatiebeslissingen. Uiteraard vraagt dit de nodige voorbereiding binnen AFAS waarbinnen vervolgens geautomatiseerd het zware werk plaatsvindt. Begrotingsrondes worden ongetwijfeld eenvoudig en ervaren als zinvoller zodra de informatie snel beschikbaar is.

Zet vandaag nog de stap naar meer inzicht!

Maak gebruik van TrackIT en verkrijg HR-inzichten. Bekijk de TrackIT mogelijkheden op deze website of neem vandaag nog contact op voor meer informatie. Dit kan via e-mail op s.kooijman@peopletrack.nl of plan een vrijblijvende demo in.