Grip op verzuim met het TrackIT verzuimvenster

Verzuimregistratie voor dagelijks nut

Wanneer een werknemer ziek is of om een andere reden niet kan werken, moet deze zijn of haar afwezigheid veelal melden bij een leidinggevende of de HR-afdeling. Het beleid voor het melden van afwezigheid varieert per organisatie, maar over het algemeen wordt dit geregistreerd als een verzuimmelding. Het voornaamste is natuurlijk dat de werknemer spoedig herstelt, maar organisaties hebben om meerdere redenen behoefte aan inzicht in het verzuim. Dit kan bijvoorbeeld zijn om werknemers tijdelijk te vervangen of vanuit een verplichting behorend bij een ziekteverzuimverzekering.

Verzuimregistratie voor (lange termijn) inzichten

De verzuimregistratie biedt behalve de vastlegging van de gebeurtenis zelf geen snel inzicht in mogelijke trends en het aantal verzuimmeldingen t.o.v. het verzuimpercentage. Dit is waar een verzuimvenster (ook wel: verzuimkwadrant) zoals in onze Power BI TrackIT rapportage van toegevoegde waarde is. Dit blog gaat over het gebruik van een verzuimvenster met AFAS als onderliggende bron, maar dit kan elke verzuimregistratie-oplossing zijn.

Verzuimtypen en verzuimduurklassen

Binnen AFAS-software wordt een verzuimregistratie op één van de verschillende verzuimtypen geregistreerd. Welke verzuimtypen in gebruik zijn binnen een organisatie is een inrichtingskeuze en is dus van invloed op hoe een verzuimregistratie kan worden gekwalificeerd. De verzuimduurklassen delen het verzuim in tijdsvakken weer. Dit zijn veelal 4 tijdvakken die in AFAS-verzuimduurklassen worden genoemd.

·       Klasse 1 (0 t/m 7 dgn)

·       Klasse 2 (8 t/m 42 dgn)

·       Klasse 3 (43 t/m 365 dgn); en

·       Klasse 4 (> 365 dgn)

Behalve het verzuimpercentage is het aantal verzuimregistraties (per persoon gemiddeld in een jaar) een graadmeter voor verzuimbeheer. Dit staat bekend als de meldingsfrequentie van verzuim. Als bij de variabelen verzuimpercentage en meldingsfrequentie vervolgens rekenkundig onderscheid wordt gemaakt tussen 'onder' en 'boven' de norm dan ontstaan de ingrediënten voor een verzuimvenster.

Wat is een verzuimvenster?

Simpel gezegd is een verzuimvenster in Power BI een visueel hulpmiddel om het verzuimpercentage en de frequentie van het aantal verzuimmeldingen in kaart te brengen. Dit kan gaan om het actuele verzuim, maar het heeft ook retrospectief nut. Het visualiseren van deze twee datastromen vergemakkelijkt het vergelijk tussen perioden of tussen verschillende invalshoeken. Voorbeelden van dit soort invalshoeken zijn behalve tijd (niet limitatief); afdeling, kostenplaats, organisatorische eenheid, contractsoort en dienstjarenklasse.

Het kwadrant ontstaat logischerwijs pas zodra er een norm aanwezig is voor het verzuimpercentage én de meldingsfrequentie.

In vergelijking met een verzuimweergave in tabelvorm wordt het verzuimpercentages/meldingsfrequentie overzichtelijk geplot in één van de vier kwadranten. Het verzuimpercentage wordt getoond op de Y-as en de meldingsfrequentie op de X-as. In een voorbeeld met een verzuimpercentage norm van 5% en een meldingsfrequentienorm van 1,0 ziet een verzuimvenster er als volgt uit:

1. Linksonder: "Binnen de norm"| verzuimpercentage <= 5% & meldingsfrequentie <= 1,0
2. Rechtsonder: "Veel kort verzuim" | verzuimpercentage > 5% & meldingsfrequentie > 1,0
3. Linksboven: "Langdurig verzuim" | verzuimpercentage > 5% & meldingsfrequentie <= 1,0
4. Rechtsboven: "Veel kort- en langdurend verzuim" | verzuimpercentage > 5% & meldingsfrequentie > 1,0

Zie ook onderstaande printscreen voor een voorbeeld van zo een kwadrant.

Het precieze label per kwadrant is naar wens af te stemmen zodat dit qua terminologie past bij het interne verzuimbeleid. Dat is vervolgens van belang om de uitkomsten van het kwadrant juist te interpreteren en intern uit te dragen.

Meer weten over hoe je precies het verzuimpercentage kan berekenen en waarom dit zo belangrijk is voor je organisatie? Lees hier ons andere blog.

Hoe helpt het verzuimvenster om grip te krijgen op verzuim?

Het verzuimvenster geeft een belangrijke voorzet in de aandachtsgebieden voor verzuimbeheer. Doorgaans zal de focus met dit inzicht eerder komen te liggen op afdelingen en teams en die worden geplot in "Veel kort verzuim" (kwadrant linksboven) dan op afdelingen en teams binnen het kwadrant "Binnen de norm" (kwadrant linksonder). De organisatie kan als totaal uitkomen in kwadrant 1 "Binnen de norm" maar voor sommige afdelingen, kostenplaatsen en teams in één van de andere kwadranten. Hierdoor zijn aandachtsgebieden te identificeren waarbij oorzaken én oplossingen kunnen worden gezocht. Het verzuimvenster voert natuurlijk niet het verzuimbeleid uit.

Het tonen van verzuim(reductie)

Voorop gesteld dat verzuim(reductie) niet zomaar maakbaar is kan het verzuimvenster wel als instrument dienen om de verzuimontwikkeling in de tijd te tonen. Met een eenvoudige slicer kan de verzuimsituatie per heden worden vergeleken met 36 maanden geleden en alle maanden ertussen. Voor presentatie doeleinden is het zelfs mogelijk om de verzuimontwikkeling in het kwadrant grafisch af te spelen in Power BI. Maatregelen die in een organisatie worden doorgevoerd om verzuimreductie te realiseren zijn hiermee visueel te kwantificeren in de tijd.

Kies uit meerdere invalshoeken

Meten is weten. Dit is een bekend cliché. Ten aanzien van verzuimregistratie wordt er in veel organisaties om verschillende redenen al goed geregistreerd. In het begin van dit blog zijn twee overduidelijke voorbeelden genoemd. Een afgeleide reden kan zijn; het toepassen van een verzuimvenster (of andere visuele hulpmiddelen) om trends én mogelijke oorzaken samen te brengen.

Hiervoor is het veelal nodig om verzuim vanuit meerdere invalshoeken te kunnen analyseren. Hier komt business intelligence van pas. Aan elke verzuimregistratie (lees: een gebeurtenis) zijn tal van eigenschappen gekoppeld. Denk hierbij aan de werkgever van de medewerker, datum, afdeling, team, leeftijdsklasse, dienstjarenklassen, OE, kostenplaats, geslacht, functiegroep, manager, leidinggevende etc. Deze eigenschappen ‘hangen’ indirect aan de verzuimmelding. Vaak geeft het makkelijk (als containerbegrip voor snel, gebruiksvriendelijk en betrouwbaar) kunnen schakelen tussen deze invalshoeken meer inzicht dan een statische beoordeling. Deze invalshoeken kunnen ook vrije velden zijn.

Conclusie

Het verzuimvenster, gevisualiseerd in Power BI op basis van AFAS-data, is een efficiënt instrument om verzuim binnen organisaties vanuit diverse perspectieven te belichten. Dit hulpmiddel vergemakkelijkt de identificatie van aandachtsgebieden en de zoektocht naar mogelijke oorzaken en oplossingen. Het draagt bij aan een proactieve benadering van verzuimbeheer door het inzichtelijk maken van trends en het monitoren van de effecten van ingezette interventies over tijd. Hoewel het verzuimvenster geen verzuimbeleid uitvoert, vormt het een cruciaal hulpmiddel in het strategisch navigeren en beheren van verzuim binnen een organisatie. Wil je meer weten over het verzuimvenster in Power BI? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

‍