Introductie
Vroeger was niet alles beter! Tenminste niet als het gaat om de frequentie van het beschikbaar zijn van financiële inzichten. Waar MKB-ondernemingen niet al te lang geleden veelal slechts één keer per jaar, en dan nog vaak maanden na het afsluiten van het boekjaar, een helder beeld kregen van hun financiële situatie via een (samenstel)jaarrekening, is dat nu over het algemeen gelukkig anders. Boekhoudsystemen bieden inmiddels vaak cockpits aan met een real time financiële samenvatting en/of ondersteunen het maken van datadumps of koppelingen om zelf inzichten te creëren.
In dit blog maken we kennis met de mogelijkheid om een zelf in Power BI een winst- en verliesrekening op te stellen. De methodiek in dit blog is ook toepasbaar om een balans, kasstroomoverzicht of eigen formaat van verantwoordingsinformatie te realiseren.
Ben je enthousiast en gebruik je AFAS-software maar heb je geen capaciteit om dit zelf te realiseren? Kijk dan direct op deze pagina voor onze TrackIT AFAS oplossing. We kunnen dit ook koppelen aan andere financiële pakketten.
Power BI winst en verliesrekening versus een rapportengenerator
Dit blog heeft niet tot doel om een uitputtende analyse geven tussen Power BI en een rapportengenerator. Het betreft beide software met als doel om betrouwbaar en relatief snel zonder al te veel inspanningen repeterende (financiële) inzichten te verstrekken. Maar daar stopt de overeenkomst al in belangrijke mate. We houden het dus kort voor inzage in het belangrijkste onderscheid:
- Rapportengeneratoren zijn zeer zinvol voor het opstellen van jaarrekeningen (balans | w&v en toelichtingen) met alle ingebouwde wettelijke vereisten van Titel 9 Boek2 BW. Voor een organisatie van enige omvang verdient een dergelijke investering zich vaak snel terug. Hoewel het technisch, tot op zekere hoogte, zal kunnen is het niet aan te raden om de functionaliteit van gerenommeerde rapportengeneratoren proberen na te bouwen in Power BI of een andere business intelligence applicatie
- Power BI is zeer geschikt om (financiële) inzichten te verstrekken waarbij de behoefte bestaat aan een hogere beschikbaarheidsfrequentie ten opzichte van een jaarrekening. Denk hierbij aan stuurinformatie zoals dagelijkse omzetontwikkeling, wekelijkse liquiditeit inzichten of maandelijkse (interne) verantwoordingsinformatie. Lees ook de blog stuur en verantwoordingsinformatie. Een groot voordeel van Power BI is dat het zeer geschikt is om meerdere bronsystemen te ontsluiten waardoor combinatie van data in één dashboard of rapportage mogelijk is.
Winst en verliesrekening 1.0 - Pivot met een matrix
In Power BI is het, net als in een draaitabel in Excel, relatief eenvoudig om een ‘financiële weergave’ te maken. De opzet van een minimaal gegevensmodel ziet er dan uit zoals hieronder opgenomen in figuur 1. De dimensies KALENDER (datum, maand, kwartaal, jaar) en GROOTBOEK (verdichtingenstructuur of rapportagecockpit) fungeren als filter voor de feitentabel FINANCIËLE MUTATIES.
Bovenstaand gegevensmodel is met een matrix visualisatie in combinatie met basis DAX-berekeningen (figuur 2) eenvoudig te visualiseren tot een financiële weergave (zie figuur 3). In de rest van dit blog krijgt die visualisatie het label ‘winst en verliesrekening 1.0’.
Met de ‘winst en verliesrekening 1.0’ kan op verschillende aggregatieniveaus (rubriek, hoofdverdichting, subverdichting, verdichting of grootboekrekening) op de data worden ingezoomd. Zie figuur 4 voor een voorbeeld hiervan.
Uitbreiding van het gegevensmodel in Power BI met dimensies zoals Kostenplaats en Kostendrager en een Budgettabel als aanvullende feitentabel vergroot de analyse mogelijkheden in no-time (zie figuur 5)
Bezwaren winst en verliesrekening 1.0
Hoewel de weergave rekenkundig juist is zijn er een aantal bezwaren zichtbaar in figuur 6:
- De totalen zijn prima voor tellingen van baten en lasten, maar niet voor het eindtotaal wat moet overeenkomen met het resultaat;
- De matrix toont geen sub regels zoals ‘som der bedrijfskosten’;
- De matrix toont geen witregels;
- De lasten worden als negatief bedrag (-) getoond om de optelling van het totaal te waarborgen
Winst en verliesrekening 2.0
De weergave ‘winst en verliesrekening 1.0’ fungeert feitelijk als draaitabel vanuit een combinatie van kolommen en een SUM-berekening op de kolom [Bedrag] vanuit de tabel FINANCIËLE MUTATIES’. Het stelt gebruikers in staat om gegevens te aggregeren en in te zien op een dynamische manier. Hiermee kan je uitgebreide datasets op een overzichtelijke manier samenvatten, analyseren en presenteren.
In de rest van dit blog streven we de onderstaande figuur 7 na om te komen tot ‘winst en verliesrekening 2.0’. Die weergave moet de bezwaren van ‘winst en verliesrekening 1.0’ oplossen.
Stap 1
We hebben een template nodig die representatief is voor de uiteindelijke weergave in Power BI.
Het makkelijkst is om dit voor te bereiden in Excel en in te laden in Power BI. Zorg dat de tabel niet verbonden is met andere tabellen in het gegevensmodel.
De kolom ‘Nr.’ (van de rubriek) is erg belangrijk. Maak dit een opvolgend nummer rekening houdend met het gewenste aantal witregels.
Stap 2: Matrix maken
Maak de volgende matrix. Met de inhoud van de losse tabel “WV_Template” voor de rijen en kolommen.
Belangrijk: zorg ervoor dat ‘Stepped Layout’ als onderdeel van de matrix instellingen uit staat.
Stap 3: DAX measures per rubriek
Nu is het tijd om voor de individuele rubrieknummers (1 = Netto-omzet, 2 = Kostprijs van de omzet, 4 = Brutomarge etc.) de juiste berekeningen te maken in individuele als DAX measures. De precieze inhoud verschilt per organisatie.
Stap 4: Winst en verliesrekening measure
Na stap 3 komt alles samen in de belangrijkste measure ‘Winst- en verliesrekening’. Als deze measure in de matrix wordt geplaatst dan wordt afhankelijk van de het ‘Nr.’ de juiste berekening toegekend aan de variabele ‘Huidigewaarde’. Het ‘Nr’ vertegenwoordigd een tekst, bijvoorbeeld 1 = Netto-omzet.
Plaats vervolgens de nieuwe measure in de matrix in het veld ‘Values’ (waarden).
Verberg tot slot het nummer in de matrix door de tekst in de matrix naar links te schuiven. Zet wel even de functie ‘Word wrap’ uit op de matrix. Na deze laatste stap is de winst- en verliesrekening klaar. Vanaf dit punt kun je de aandacht richten op het verbeteren van de visualisatie (kleuren, vetgedrukt etc).
Toepassingen en beperkingen
Deze methodiek is voor van alles toepasbaar en zo ook voor het presenteren van een balans, kasstroomoverzicht, overzicht met ratio’s en normen. Het werkt ook voor het tonen van vergelijkende cijfers of een begroting.
Het opzetten van een geschikte losse template tabel is een belangrijk startpunt, vervolgens moet je in staat zijn om de onderliggende DAX-berekeningen te maken om deze vervolgens samen te brengen in de ‘eind’ berekening. Het is eenmalig een ‘klusje’, maar biedt de mogelijkheid om tal van overzichten te realiseren wat niet haalbaar is met een ‘draaitabel oplossing’.
Deze oplossing, gebruikt in ‘winst en verliesrekening 2.0’, heeft echter één nadeel. Deze weergave beschikt, in tegenstelling tot winst en verliesrekening 1.0, niet over de mogelijkheid om op een hoger of lager aggregatieniveau de data te bekijken. Het is niet aannemelijk dat een gebruiker die mogelijkheid volledig wenst op te geven. De oplossing hiervoor is simpel; gebruik beide methoden in hetzelfde Power BI rapport.
Conclusie
In Power BI kan men beginnen met een basis 'financiële weergaven' gebaseerd op het idee van een draaitabel, maar het is ook mogelijk om dit te verbeteren en te verfijnen om een meer gestroomlijnde en inzichtelijke presentatie te krijgen, zoals getoond in de winst- en verliesrekening 2.0. Deze verbeterde versie biedt een heldere en gestructureerde weergave van financiële gegevens, maar heeft het nadeel dat het niet de flexibiliteit biedt om gegevens op verschillende aggregatieniveaus te bekijken. Een mogelijke oplossing hiervoor is om beide presentatiemethoden in één Power BI-rapport te combineren.
Kortom, Power BI biedt veelzijdige mogelijkheden voor financiële rapportage, maar het is essentieel om de juiste inzage te bieden en methoden te kiezen op basis van de specifieke behoeften en voorkeuren van de gebruiker.
.jpeg)
.jpeg)
