Verschillende vormen van ziekteverzuim
In Nederland komt ziekteverzuim vaak voor, maar niet alle vormen zijn even gebruikelijk, en ze hebben ook niet dezelfde impact op uw organisatie. Meestal zien we een verdeling van 70% kort verzuim, 20% middellang verzuim en 10% lang verzuim. Kort verzuim komt het meest voor, maar leidt tot minder dagen afwezigheid. Middellang verzuim en lang verzuim zijn minder frequent, maar hebben een grotere invloed op de totale verzuimdagen.
Gevarieerde aanpak verschillende verzuimredenen
Naast de duur van het verzuim, zijn er ook andere verschillen tussen deze vormen. Kortdurend en langdurig verzuim worden vaak veroorzaakt door verschillende redenen, wat betekent dat uw aanpak als HR-manager ook moet variëren. Iemand die af en toe ziek is vanwege verkoudheid of migraine heeft andere ondersteuning nodig dan iemand die worstelt met een burn-out.
Belangrijk om te realiseren is dat herhaaldelijk kortdurend verzuim vaak een indicatie is dat een werknemer mogelijk in de toekomst langdurig zal verzuimen. Dit kan duiden op kwetsbaarheid, werk gerelateerde stress, persoonlijke problemen of conflicten. Het is opmerkelijk dat frequent kortdurend verzuim in de helft van de gevallen binnen vier jaar resulteert in langdurig verzuim.
Definitie van kort verzuim
Kort verzuim betreft situaties waarin een medewerker gedurende minder dan een week afwezig is, en het is de meest voorkomende vorm van verzuim. Dit kan variëren van een eenvoudige verkoudheid tot andere milde gezondheidsproblemen. Meestal moeten werkgevers verzoeken voor kortdurend ziekteverlof goedkeuren, maar soms kunnen er uitzonderingen zijn in cao's. In deze gevallen van kortdurend ziekteverzuim blijft de impact op uw bedrijf meestal beperkt tot enkele dagen loondoorbetaling en eventuele kosten voor vervanging. Hoewel dit vervelend kan zijn, wordt het doorgaans beschouwd als een verwacht zakelijk risico. Kortdurend verzuim kan verschillende redenen hebben, zoals persoonlijke problemen, een te hoge werkdruk, of ontevredenheid over het werk of de werkgever.
Definitie van middellang verzuim
Middellang verzuim betreft situaties waarin een werknemer afwezig is voor een periode van meer dan een week, maar minder dan zes weken. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld pijn in de rug of andere problemen met spieren en gewrichten. In gevallen van middellang verzuim is het belangrijk om in contact te blijven met uw zieke medewerkers, bijvoorbeeld door te bellen of een kaartje te sturen. Dit toont uw betrokkenheid en kan bijdragen aan het herstel van de medewerker. Door goed contact te onderhouden, kunt u bovendien voorkomen dat het verzuim langer duurt dan nodig is.
Definitie van langverzuim
Langdurig verzuim, wat het langst aanhoudende type afwezigheid van medewerkers op het werk is, vormt een groot deel van het totale ziekteverzuim in het hele land. Dit gebeurt wanneer een werknemer gedurende meer dan zes weken niet kan werken vanwege ziekte, zoals bijvoorbeeld bij chronische aandoeningen. In gevallen van chronische ziekten is er meestal geen zicht op herstel, maar dat wil niet zeggen dat de medewerker helemaal niet meer kan werken. Veel werknemers halen voldoening uit hun werk, zelfs als ze met beperkingen te maken hebben. Het is belangrijk om een vertrouwelijke omgeving te creëren waarin medewerkers open kunnen praten over hun ziekte of beperking. Op die manier kunnen werkgevers samen met hun medewerkers naar oplossingen zoeken en ontdekken wat ze nog wel kunnen doen, in plaats van te focussen op wat niet meer mogelijk is. Dit kan helpen om het verzuim bij chronische ziekten te verminderen.
De verschillende oorzaken van verzuim
Er zijn diverse oorzaken die verzuim kunnen veroorzaken. Bijna de helft, namelijk 48%, van het verzuim heeft te maken met werk. Als het verzuim werk gerelateerd is, komt het vaak voor dat het langdurig is. Een belangrijke oorzaak van verzuim is werkstress, wat zelfs wordt beschouwd als de meest voorkomende beroepsziekte in Nederland. Maar er zijn nog andere factoren die een rol spelen bij de oorzaken van verzuim.
Oorzaken en gevolgen van kortdurend verzuim
Kortdurend verzuim kan verschillende oorzaken hebben, zoals persoonlijke problemen, te veel werkstress, of ontevredenheid over het werk of de werkgever.
De gevolgen van kort verzuim kunnen problematisch worden als een werknemer zich vaak ziek meldt. Gemiddeld genomen meldt elke medewerker zich ongeveer één dag per jaar ziek vanwege bijvoorbeeld een griepje. Echter, als een medewerker zich herhaaldelijk ziek meldt, heeft dit negatieve gevolgen. Het beïnvloedt niet alleen de werknemer zelf, omdat het moeilijk is om weer in het werkritme te komen, maar het heeft ook impact op de hele organisatie. Het continu moeten opvangen van taken door andere collega's of het regelen van vervanging kan de productiviteit schaden en is bovendien niet altijd haalbaar.
Factoren die langdurig verzuim veroorzaken
Langdurig verzuim wordt vaak veroorzaakt door diverse factoren. Ongeveer 14% van alle werknemers ervaart jaarlijks symptomen van een burn-out. Van de gehele beroepsbevolking is 5% langdurig afwezig vanwege deze klachten, en deze afwezigheid duurt gemiddeld maar liefst 242 dagen. Daarnaast draagt de noodzaak om langer door te werken en de vroegere manifestatie van chronische aandoeningen, zoals diabetes, bij aan een toename van langdurig verzuim. Dit heeft als gevolg dat de belastbaarheid van de gemiddelde werknemer afneemt, en naarmate werknemers ouder worden, neemt de kans op langdurig verzuim toe.
Gevolgen van langdurig verzuim
De gevolgen van langdurig verzuim zijn aanzienlijk, vooral voor ondernemers en kleine bedrijven in het mkb. Werkgevers zijn verplicht om bij langdurig verzuim 70% van het loon door te betalen, wat financieel zwaar kan wegen. Daarnaast kan langdurig verzuim leiden tot verlies van productiviteit, de kosten van een vervangende medewerker en het opstarten van een intensief re-integratietraject met de zieke werknemer. Dit vormt vaak een aanzienlijke financiële last voor veel organisaties.
Kortdurend verzuim heeft doorgaans beperkte financiële gevolgen voor werkgevers. In deze gevallen moeten werkgevers alleen het loon van de afwezige werknemer doorbetalen en eventuele kosten voor vervanging dekken. Gelukkig keert ongeveer 70% van de werknemers binnen een week terug naar het werk na kortdurend verzuim. Over het algemeen vertegenwoordigt kortdurend verzuim ongeveer 15% van alle verzuimkosten, wat betekent dat het financieel gezien vaak minder impact heeft dan langdurig verzuim.
Verschillende benaderingen
Omdat langdurig en kortdurend verzuim voortkomen uit verschillende oorzaken, vereisen beide situaties een andere benadering.
Aanpak bij kortdurend verzuim
Bij kortdurend verzuim van een werknemer is het voldoende om na een week ziekte alleen een melding te maken bij de bedrijfsarts of arbodienst. Op dat moment is het nog niet nodig om een re-integratieverslag op te stellen. Het is van belang om regelmatig contact te onderhouden met de zieke werknemer en te monitoren wanneer hij of zij verwacht weer aan het werk te kunnen.
Aanpak bij langdurig verzuim
Bij langdurig verzuim is het belangrijk om actie te ondernemen. Meld uw zieke medewerker bij de bedrijfsarts of arbodienst en binnen 6 weken wordt er een probleemanalyse opgesteld. Samen met uw medewerker stelt u dan een plan van aanpak op, waarbij uw arbodienst kan helpen. Na 42 weken moet u uw medewerker ziekmelden bij het UWV, bekend als de 42e-weekmelding. Gedurende dit hele proces is het cruciaal om regelmatig contact te houden met uw medewerker en het plan van aanpak te evalueren, met hulp van de bedrijfsarts of arbodienst.
Oplossingen bij langdurig verzuim
Bij langdurig verzuim spelen vaak verschillende factoren een rol die het werk belemmeren. Daarom is het belangrijk om samen met uw arbodienst dieper in te gaan op de persoonlijke situatie van uw medewerker en zijn of haar werkomgeving. Denk breder na over beperkingen en mogelijkheden. Overweeg verschillende scenario's en de consequenties van voorgestelde maatregelen. Voor oudere medewerkers kan bijvoorbeeld een flexibel rooster dat rekening houdt met mantelzorg een goede oplossing zijn om de belasting te verminderen. Misschien is er ook een andere werkomgeving mogelijk of kan uw medewerker eenvoudigere taken uitvoeren.
Inzicht in verzuimbeheer met Power BI: het verzuimvenster van AFAS Data
In tegenstelling tot de algemene verzuimregistratie, die beperkt is tot het vastleggen van de gebeurtenis zelf, biedt het Power BI Verzuimvenster, op basis van AFAS-data, snel inzicht in trends en de verhouding tussen het aantal verzuimmeldingen en het verzuimpercentage. Dit is waardevol om te begrijpen hoe verschillende vormen van verzuim uw organisatie beïnvloeden.
Binnen AFAS-software wordt verzuim geregistreerd op basis van verschillende verzuimtypen, afhankelijk van de instellingen van uw organisatie. Hierbij komt Business Intelligence van pas, omdat aan elke verzuimregistratie diverse eigenschappen zijn gekoppeld, zoals de werkgever van de medewerker, datum, afdeling, team, enzovoort. Het Power BI verzuimvenster stelt u in staat om soepel tussen deze invalshoeken te schakelen, wat diepgaand inzicht biedt en u helpt bij het nemen van data gestuurde beslissingen met betrekking tot verzuimbeheer. Voor meer gedetailleerde informatie over het verzuimvenster van TrackIT zie ons andere blog.
