Verschillende verzuimcijfers
Verzuimcijfers, over het algemeen afgeleid uit HR-systemen, omvatten een reeks belangrijke statistieken. Deze statistieken vertellen ons van alles over ziekteverzuim:
· Het verzuimpercentage: Dit is een essentieel gegeven dat de mate van afwezigheid weergeeft. De berekening ervan begint met het kiezen van een specifieke tijdsperiode, zoals een week. Vervolgens tel je alle verzuimdagen van alle medewerkers gedurende die week bij elkaar op. Dit totaal deel je door het aantal beschikbare kalenderdagen voor alle medewerkers. Stel bijvoorbeeld dat er in een week 3 medewerkers ziek zijn met in totaal 9 ziektedagen, en er zijn in totaal 200 beschikbare kalenderdagen (5 dagen per week x 40 medewerkers). Het verzuimpercentage wordt dan berekend als (9 verzuimdagen / 200 beschikbare dagen) x 100% = 4,5%.
· Meldingsfrequentie en verzuimfrequentie: De meldingsfrequentie geeft aan hoe vaak medewerkers zich in een bepaalde periode ziek melden, terwijl de verzuimfrequentie aangeeft hoe vaak individuele werknemers zich gedurende dezelfde rapportageperiode ziek melden.
· Verzuimduur: Dit geeft inzicht in de gemiddelde tijd die medewerkers afwezig zijn van het werk als gevolg van ziekte.
Het meten van verzuimcijfers
Verzuim meten is cruciaal om inzicht te krijgen in de impact van ziekte op de werkomgeving. De meest gebruikelijke meetwaarden zijn:
· Het verzuimpercentage, dat wordt berekend door de totale uren die vanwege ziekteverzuim niet productief zijn, te delen door het totaal beschikbare aantal uren en dit resultaat te vermenigvuldigen met 100%. Dit geeft een percentage dat de mate van verzuim weerspiegelt.
· De verzuimfrequentie, die aangeeft hoe vaak een medewerker zich ziek meldt gedurende een bepaalde periode.
· De gemiddelde verzuimduur, wat de gemiddelde tijd is die een medewerker afwezig is van het werk bij een ziekmelding.
Wanneer deze cijfers worden vertaald naar kosten, kan het vaak schokkend zijn, vooral als je bedenkt hoeveel winst verloren gaat door verzuimkosten. Het is belangrijk op te merken dat hoewel deze gemiddelde cijfers nuttig zijn voor het managementteam, ze weinig zeggen over individuele gevallen. Het verzuimpercentage varieert namelijk sterk. Het grootste deel van de werknemers meldt zich minder dan eens per jaar ziek, terwijl degenen die langdurig verzuimen (langer dan 3 maanden, maar minder dan 1 jaar) een groot deel van het verzuim veroorzaken.
Een relevant cijfer dat tevens wordt gebruikt, is het aanwezigheids percentage van mensen die zich ziek melden. Dit meet wat iemand ondanks ziekte nog kan doen, welke loonwaarde daaraan is gekoppeld en hoeveel uur hij of zij dit kan doen. Het verrekenen van dit percentage kan het ziekteverzuimpercentage verlagen.
Het is ook mogelijk om het aanwezigheids percentage regelmatig (wekelijks) te meten bij langdurig zieke medewerkers om te blijven volgen wat ze al weer kunnen. Dit kan waardevolle informatie opleveren zonder dat het veel tijd van leidinggevenden vergt, omdat de zieke medewerker zelf zijn aanwezigheids percentage kan doorgeven. Dit is vooral relevant bij langdurig verzuim.
De verschillende soorten verzuim
De duur van ziekteverzuim kan worden ingedeeld in verschillende categorieën: kort, middellang, lang en zeer lang.
· Kort verzuim: In ongeveer 70% van de gevallen herstellen medewerkers binnen een week. Dit noemen we 'kort verzuim'. Hoewel dit het meest voorkomende type verzuim is, gaat het gelukkig niet om veel dagen.
· Middellang verzuim: Bij ongeveer 20% van de gevallen duurt het herstel tot maximaal zes weken. Dit wordt 'middellang verzuim' genoemd en betekent dat er aanzienlijk meer dagen verloren gaan. Toch blijft het beperkt tot maximaal zes weken per geval.
· Lang verzuim: In ongeveer 9% van de gevallen blijven medewerkers langer dan zes weken ziek. Dit noemen we 'lang verzuim'. Hoewel lang verzuim minder vaak voorkomt, gaat er wel aanzienlijk meer tijd verloren.
· Zeer lang verzuim: Bij slechts 1% van de gevallen duurt het verzuim langer dan een jaar.
Het lange verzuim, hoewel het minder frequent voorkomt (10% van de verzuimgevallen), is verantwoordelijk voor maar liefst 90% van het totale verzuimpercentage. Als je kosten wilt verlagen en je bekommert om het welzijn van individuele medewerkers, is het van essentieel belang om lang verzuim aan te pakken. Als goede arbeidsverhoudingen een belangrijke prioriteit zijn, richt je op middellang verzuim. En als er problemen zijn met de werksfeer of de planning, is het kort verzuim de focus. Lees hierover meer in ons andere blog.
Werk gerelateerde oorzaken van ziekteverzuim
Wist je dat maar liefst 40% van het ziekteverzuim wordt veroorzaakt door werk gerelateerde factoren? Hierbij kun je denken aan dingen zoals:
- Hoge werkdruk en werk gerelateerde stress in organisaties
- Onduidelijkheid over rollen en conflicten in rollen
- Interpersoonlijke conflicten
- Spanningen binnen teams
- Overmatige werkbelasting
- Gebrek aan controle en overzicht
Verdeling van ziekteverzuim
Wie zijn degenen die afwezig zijn door ziekte? Over het algemeen kunnen we het als volgt samenvatten:
· Ongeveer 30% van de werknemers vertoont gedurende een jaar helemaal geen verzuim.
· Ongeveer 55% van het personeel heeft een relatief laag ziekteverzuim.
· Gemiddeld genomen, zo'n 15% van de werknemers heeft opvallend vaak of langdurig verzuim. Dit wordt gedefinieerd als vier of meer ziekmeldingen per jaar, een ziekteperiode langer dan een maand, of een totaal van meer dan 42 dagen (oftewel zes weken) ziekte.
Hoewel de groep opvallende verzuimers klein is, zijn zij verantwoordelijk voor het grootste deel van alle verzuimdagen en ziekmeldingen, meestal tussen de 60% en 90%. Het is dan ook verstandig om deze medewerkers uit de statistieken te filteren en persoonlijke afspraken te maken om hun toekomstige verzuim te verbeteren. Hierbij kunnen personeelsadviseurs en bedrijfsartsen leidinggevenden ondersteunen.
Daarnaast is het nuttig om leidinggevenden onderling te laten samenwerken om vast te stellen of ze elkaar kunnen helpen om complexe situaties op te lossen. Dit kan vaak onontdekte blinde vlekken onthullen en maatwerkoplossingen voor individuele gevallen mogelijk maken.
De voordelen hiervan zijn:
- Maatwerk is effectiever dan algemene benaderingen van verzuim.
- Preventief beleid kan preciezer worden afgestemd.
- Er is sprake van aanzienlijke vermindering van ziekteverzuim.
- Een verbeterde werksfeer is vaak het gevolg.
- De inzet van bedrijfsartsen wordt effectiever en meer gewaardeerd.
- Voor leidinggevenden is het eenvoudiger om met medewerkers te communiceren wanneer ze niet ziek zijn maar wel op de lijst staan.
In plaats van ons te richten op verzuimcijfers, zou het zinvoller zijn om te werken met aanwezigheidscijfers. Bijvoorbeeld, 5% ziekteverzuim komt overeen met 95% aanwezigheid. Het doel om van 95% naar 97% aanwezigheid te gaan, is veel aantrekkelijker, realistischer en haalbaarder. Hierdoor kunnen we ons richten op het vergroten van inzetbaarheid en waarde voor de organisatie. Dit is een verschuiving van verzuim naar inzetbaarheid.
