De belangrijke rol van het verzuimpercentage
Het verzuimpercentage is cruciaal voor elke organisatie. Het geeft direct inzicht in de omvang van ziekteverzuim, bekeken op zowel actuele als historische basis. Door het verzuim van het afgelopen jaar of zelfs de laatste maand te analyseren, kun je trends herkennen en vergelijken met andere tijdsperioden. Dit stelt je in staat je verzuimbeleid effectief aan te passen.
Het percentage kan op verschillende manieren worden gebruikt:
In de eerste plaats dient het voor intern inzicht. Het verzuimpercentage geeft waardevolle informatie over de effectiviteit van je beleid omtrent ziekteverzuim. Bij een verhoogd percentage of een afwijking van het normale niveau is er actie nodig.
Bovendien beïnvloedt het percentage de premie van de verzuimverzekering. Verzekeraars baseren de premie op het gemiddelde verzuim binnen je organisatie gedurende een bepaalde periode. Een hoog verzuim leidt tot een hogere premie. Tijdens inspecties met betrekking tot gezondheid op de werkvloer kan de inspectie vragen naar het verzuimpercentage. Als je niet voldoet aan de Arbowet en het verzuim is hoog, kan dit gevolgen hebben voor opgelegde maatregelen en boetes. Bovendien kan het verzuimpercentage de Arbodienst helpen om meer informatie te verzamelen.
Hoe kun je het verzuimpercentage berekenen?
Er zijn verschillende methoden om het verzuimpercentage te berekenen, afhankelijk van de gegevens die beschikbaar zijn. In de rekenvoorbeelden gaan we steeds uit van een fictieve afdeling met twee medewerkers. 1 medewerker heeft een parttime percentage van 80% zonder verzuim. De tweede medewerker verzuimt 12 dagen in de maand mei en heeft een parttime percentage van 50% met een aanwezigheidspercentage (een medewerker die deels weer werkt na ziekteverzuim) van 30%. Een aanwezigheidspercentage van 30% betekent overigens dat een medewerker nog 70% verzuimt. In totaal zijn er in de periode mei dan 12 verzuimdagen over beide medewerkers en 62 kalenderdagen. De kalenderdagen worden berekend door het aantal medewerkers (in dit geval 2) te vermenigvuldigen met het aantal kalenderdagen van de maand mei.
Hier bespreken we vijf verschillende methoden met voorbeelden en berekeningen.
✅ Methode 1:
Deze eerste methode is het meest eenvoudig. Het verzuimpercentage wordt berekend door het totaal aantal verzuimdagen van beide medewerkers te delen door het totaal aantal kalenderdagen van beide medewerkers. Er wordt in deze methode geen rekening gehouden met het parttime percentage van een medewerker of het aanwezigheidspercentage.
Dat betekent dat de berekening als volgt is: (12 verzuimdagen / 62 kalenderdagen) * 100% = 19,35%.
✅ Methode 2:
De tweede methode houdt wel rekening met het parttime percentage en hun aanwezigheid.
In dit geval worden de verzuimdagen gecorrigeerd voor het parttime percentage en voor het aanwezigheidspercentage van de medewerker die verzuimt. Het aantal verzuimdagen is dan 12 * 50% * 70% (100% - 30%) = 4,2 verzuimdagen. Daarnaast worden de kalenderdagen van beide medewerkers gecorrigeerd voor hun parttimepercentages. Dus de berekening van de kalenderdagen is dan als volgt:
Medewerker 1: 31 * 80% = 24,8
Medewerker 2: 31 * 50% = 15,5
Totaal kalenderdagen = 40,3
In het bovenstaande geval bedraagt het verzuimpercentage dan (4,20 verzuimdagen / 40,3 kalenderdagen) * 100 = 10,42%.
✅ Methode 3:
De derde methode is vergelijkbaar met de tweede en houdt wel rekening met het parttime percentage , maar niet met het aanwezigheidspercentage.
In dit geval worden de verzuimdagen enkel gecorrigeerd voor het parttime percentage van de medewerker die verzuimt. Het aantal verzuimdagen is dan 12 * 50% = 6 verzuimdagen. Daarnaast worden de kalenderdagen van beide medewerkers gecorrigeerd voor hun parttimepercentages. Dus de berekening van de kalenderdagen is dan als volgt:
Medewerker 1: 31 * 80% = 24,8
Medewerker 2: 31 * 50% = 15,5
Totaal kalenderdagen = 40,3
In dit geval bedraagt het verzuimpercentage dan (6 verzuimdagen / 40,3 kalenderdagen) * 100 = 14,89%.
✅ Methode 4:
De vierde methode is houdt enkel rekening met het aanwezigheidspercentage , maar niet met het parttime percentage.
In dit geval worden de verzuimdagen enkel gecorrigeerd voor het aanwezigheidspercentage van de medewerker die verzuimt. Het aantal verzuimdagen is dan 12 * 70% = 8,4 verzuimdagen. In dit geval bedraagt het verzuimpercentage dan (6 verzuimdagen / 62 kalenderdagen) * 100 = 13,55%.
✅ Methode 5:
De vijfde methode is wezenlijk anders dan de vorige vier en maakt gebruik van verzuimuren en roosteruren, wat handig is bij roosters in uren per week. Qua uitgangspunten is methode vijf hetzelfde als methode 2, waarbij zowel met het parttime percentage rekening wordt gehouden als met het aanwezigheidspercentage. Het verschil is wel dat bij roosteruren alleen uitgegaan wordt van werkbare dagen in mei en niet meer van kalenderdagen. In dit voorbeeld zijn er 23 werkbare dagen. In het rekenvoorbeeld gaan we er nu van uit dat beide medewerkers standaard 8 uur per dag werken. In dat geval wordt de verzuimuren als volgt berekend: 12 dagen * 8 uur * 50% * 70% = 33,60 verzuimuren.
De roosteruren van beide medewerkers worden als volgt berekend:
Medewerker 1: 23 * 8 * 80% = 92,00
Medewerker 2: 23 * 8 * 50% = 147,00
Totaal roosteruren = 239,00
Het verzuimpercentage bedraagt dan (33,60 verzuimuren / 239,00 roosteruren) * 100 = 14,05%.
Zoals uit bovenstaande rekenvoorbeelden blijkt kunnen de verzuimpercentages verschillen, afhankelijk van de gekozen rekenmethode. Daarnaast zijn bovenstaande rekenmethodes ook aan te passen door rekening te houden met werkdagen en feestdagen. Het is belangrijk om als organisatie de juiste methode te kiezen op basis van de beschikbare gegevens en de gewenste nauwkeurigheid in verzuimregistratie. Het doel is om een realistisch beeld te krijgen van het verzuimpercentage en de impact ervan op de organisatie.
Het gemiddelde ziekteverzuim
Het berekenen van het gemiddelde ziekteverzuim biedt extra inzicht naast het verzuimpercentage. Dit kan worden toegepast over verschillende tijdsperioden, binnen specifieke afdelingen, of voor groepen medewerkers met vergelijkbare functies. Door het gemiddelde verzuim per afdeling of voor de gehele organisatie te berekenen, kun je vergelijkingen maken en acties ondernemen op basis van deze gegevens. Het is zelfs mogelijk om het ziekteverzuim per individuele medewerker te analyseren en te vergelijken met het bedrijfsgemiddelde.
Vaak wordt ook dit gemiddelde uitgedrukt als een percentage, wat resulteert in het gemiddelde verzuimpercentage. Dit percentage is van groter belang dan de absolute aantallen. Bijvoorbeeld, twee zieke medewerkers kunnen in een grote organisatie als weinig en normaal worden beschouwd, terwijl het in een kleinere organisatie met slechts enkele tientallen medewerkers als aanzienlijk kan worden gezien.
Effectief verzuimbeheer
Het is belangrijk om verzuim goed te beheren. Dit vereist voortdurende monitoring en regelmatige evaluatie. Dit geldt niet alleen voor je eigen belang, maar ook omdat er wettelijke verplichtingen aan verbonden zijn. Je dient namelijk te voldoen aan specifieke vereisten wanneer een werknemer ziek is, en dit geldt ook voor de communicatie met de betrokken werknemer. De melding van ziekte moet bijvoorbeeld worden doorgegeven aan de Arbodienst. Bij langdurige ziekte is het vereist om binnen zes weken een gedegen probleemanalyse te maken, gevolgd door een plan van aanpak enkele weken later.
Verlagen van het ziekteverzuimpercentage
Een hoog ziekteverzuimpercentage is iets dat je wilt verminderen. Het kost geld en leidt tot afwezigheid van medewerkers op het werk, wat de werksfeer kan beïnvloeden. Dit is niet altijd gemakkelijk, omdat je niet alle gevallen van ziekteverzuim kunt voorkomen. Er zijn echter veel signalen die je kunt herkennen en waarmee je kunt reageren om de impact te beperken. Het kan helpen om specialisten of de Arbodienst om advies te vragen.
